Cada año el contador entrega a la empresa un juego de estados financieros que, con frecuencia, se firma y se archiva. Es una oportunidad desaprovechada, porque son la única imagen ordenada de la marcha del negocio. A continuación explicamos, sin tecnicismos, qué dice cada uno.
Los cuatro estados financieros
Estado de situación financiera (el balance)
Es una fotografía de un día concreto, normalmente el 31 de diciembre. Responde a: qué tiene la empresa, qué debe y qué le pertenece realmente.
- Activo: todo lo que tiene la empresa. Efectivo en bancos, lo que le deben los clientes, mercadería en almacén, maquinaria, vehículos, locales.
- Pasivo: todo lo que la empresa debe. Proveedores, préstamos bancarios, impuestos por pagar, sueldos y beneficios pendientes.
- Patrimonio: la diferencia. Es el capital que aportaron los socios más las utilidades que se han mantenido dentro del negocio.
La regla es simple: Activo = Pasivo + Patrimonio. Siempre cuadra. Si no cuadra, hay un error.
Estado de resultados
A diferencia del balance, este cubre un periodo completo, normalmente el año. Responde a: si la empresa ganó o perdió, y por qué.
Empieza con las ventas y va restando por capas: primero el costo de lo vendido, luego los gastos de administración y de ventas, después los gastos financieros y al final el impuesto a la renta. Lo que queda es la utilidad neta.
Lo útil es leerlo por capas. Si la utilidad cayó, el estado de resultados indica si fue porque se vendió menos, porque los costos subieron o porque los gastos se descontrolaron. No es lo mismo y no se corrige de la misma manera.
Estado de flujos de efectivo
Es el que más ignoran los empresarios y el que más les serviría. Responde a: por dónde entró y por dónde salió el dinero.
Una empresa puede tener utilidad en el papel y no contar con recursos para pagar la planilla, porque vendió al crédito y aún no ha cobrado. El flujo de efectivo separa el movimiento real de dinero en tres actividades:
- Operación: el dinero que genera o consume el negocio en el día a día.
- Inversión: compra o venta de activos, como maquinaria o locales.
- Financiamiento: préstamos que se reciben o se pagan, y aportes o retiros de los socios.
Si el flujo de operación es negativo año tras año, el negocio no se sostiene por sí mismo aunque el estado de resultados muestre ganancias.
Estado de cambios en el patrimonio
Explica cómo se movió el patrimonio durante el año: cuánto capital ingresó, cuánta utilidad se generó, cuánto se repartió como dividendos y cuánto se mantuvo en la empresa. Es el más breve y el que menos preguntas genera, pero forma parte de un juego completo.
Las notas: donde está lo importante
Los estados financieros vienen acompañados de notas explicativas. En ellas se detalla qué política contable se usó, cómo se valorizaron los inventarios, qué contingencias hay abiertas y qué garantías se han otorgado. Un banco o un comprador leen las notas antes que las cifras.
Quién está obligado a prepararlos en Perú
Toda empresa en el Régimen General y en el Régimen MYPE Tributario lleva contabilidad y prepara estados financieros para su declaración jurada anual de renta. Además:
- Las sociedades deben aprobarlos en junta general de accionistas dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.
- Determinadas empresas, por su nivel de ingresos o activos, deben presentarlos ante la Superintendencia del Mercado de Valores y auditarlos.
- Cualquier banco los solicitará para evaluar una línea de crédito, y suele exigir los dos o tres últimos ejercicios.
Tres decisiones que puede tomar a partir de ellos
- Si la empresa puede endeudarse. Compare la deuda total con el patrimonio. Si la empresa debe mucho más de lo que le pertenece, un banco lo advertirá de inmediato.
- Si su margen se está erosionando. Divida la utilidad bruta entre las ventas y compárela con el año anterior. Si baja, o se está vendiendo más barato o está costando más producir.
- Si está financiando a sus clientes. Revise las cuentas por cobrar. Si crecen más rápido que las ventas, la empresa está entregando mercadería y cobrando cada vez más tarde.
El error más común
Recibir los estados financieros en marzo, cuando el año ya cerró y no se puede corregir nada. Los estados financieros mensuales o trimestrales sirven para decidir; los anuales, solo para declarar.
Si su empresa los recibe una vez al año y requiere interpretarlos, es razonable solicitar al contador que los explique, pues forma parte del servicio. Si desea orientación sobre el caso de su empresa, nuestro equipo puede ayudarle a través del servicio de contabilidad mensual.
