El libro diario es el registro donde se anotan, en orden cronológico, todas las operaciones económicas de la empresa. Cada venta, cada compra, cada pago de sueldo, cada préstamo. Es la base con la que después se elaboran los estados financieros.
Cómo funciona por dentro
Cada operación se registra como un asiento contable con dos lados que deben cuadrar: el debe y el haber. La contabilidad por partida doble parte de una idea simple: todo movimiento tiene un origen y un destino.
Si la empresa vende mercadería por S/ 1,180 con IGV incluido, el asiento reconoce que ingresa un derecho de cobro por S/ 1,180 y que este se reparte entre S/ 1,000 de venta y S/ 180 de IGV que no le pertenece: corresponde a SUNAT y la empresa solo lo está recaudando.
Ese detalle importa más de lo que parece. El IGV cobrado nunca fue ingreso de la empresa, y muchos problemas de caja en las pymes se originan en gastar el IGV cobrado antes de pagarlo.
Libro diario y libro diario de formato simplificado
La normativa contempla dos versiones:
- Libro diario: el completo, con todos los asientos al detalle.
- Libro diario de formato simplificado: una versión reducida para contribuyentes de menor volumen de ingresos, que sustituye a varios libros a la vez.
Cuál corresponde depende de los ingresos anuales y del régimen. Es precisamente el tipo de decisión que conviene dejar en manos del contador, porque llevar un libro que no corresponde es tan sancionable como no llevar ninguno.
Quién está obligado según su régimen
| Régimen | ¿Lleva libro diario? |
|---|---|
| Nuevo RUS | No. No lleva libros contables. |
| RER | No lleva diario. Lleva registro de compras y de ventas. |
| RMT | Sí, en función del nivel de ingresos anuales. |
| Régimen General | Sí, siempre. Contabilidad completa. |
Dentro del RMT y del Régimen General, la cantidad de libros obligatorios aumenta con los ingresos: a mayor facturación, más libros. Por ello, una empresa en crecimiento necesita revisar cada año si su juego de libros sigue siendo el correcto.
Electrónico o en papel
Hoy la mayoría de libros se llevan de forma electrónica. Los contribuyentes obligados los generan y los envían a SUNAT mediante el Programa de Libros Electrónicos (PLE) o, según el caso, a través del SIRE. Quienes no están obligados pueden mantener el formato físico, legalizado ante notario antes de empezar a usarlo.
La diferencia práctica es el plazo: el libro electrónico tiene fecha límite de envío. Si esta se vence, la infracción existe aunque el libro esté perfectamente llevado.
Qué ocurre si no se lleva o se lleva mal
El Código Tributario sanciona tres situaciones distintas:
- No llevar los libros que corresponden.
- Llevarlos con atraso mayor al permitido.
- No presentarlos cuando SUNAT los requiere en una fiscalización.
Las multas se calculan como un porcentaje de los ingresos netos anuales o en UIT, y la UIT de 2026 es de S/ 5,500. Existe un régimen de gradualidad que permite rebajarlas de forma importante si se subsana antes de que SUNAT detecte la infracción, y en mucha menor medida si se subsana después.
Por esa razón conviene regularizar un atraso apenas se detecta, en lugar de esperar a que pase desapercibido.
El caso típico: la empresa que se quedó sin contador
Es la situación que observamos con mayor frecuencia. El contador anterior dejó de responder, pasaron tres o cuatro meses y los libros no se generaron. Cuando el empresario lo advierte, ya tiene atrasos acumulados.
La salida es ordenada: reconstruir los registros a partir de los comprobantes, generar los libros pendientes, presentarlos y acogerse a la gradualidad que corresponda. Cuanto antes se haga, menor es el costo.
Qué debería poder solicitar a su contador
- Que le indique qué libros exactos está obligada a llevar su empresa este año.
- Que le entregue la constancia de envío de cada libro electrónico, con su fecha.
- Que le advierta si sus ingresos harán que la empresa cambie de tramo el año siguiente.
Si no obtiene esas tres respuestas, conviene revisar la situación cuanto antes. Si desea orientación sobre el caso de su empresa, nuestro equipo puede ayudarle a través del servicio de contabilidad mensual o de la regularización de libros electrónicos atrasados.
