Cuando una declaración presenta errores, la causa suele ser la misma: el contador no recibió a tiempo un documento. Esta es la lista completa de lo que necesita cada mes, para qué sirve cada elemento y cuándo debe recibirlo.
1. Comprobantes de venta
Todas las facturas, boletas y notas de crédito o débito emitidas en el mes. Si la empresa emite electrónicamente, el contador puede descargarlas del portal de SUNAT, pero conviene confirmar que estén todas: las anuladas y las notas de crédito son las que más se pierden.
Punto de atención: si se emitió una factura y luego el cliente devolvió la mercadería, se requiere una nota de crédito. Dejar de cobrarla sin más no elimina la obligación de pagar el IGV de esa factura.
2. Comprobantes de compra
Todo lo adquirido con factura a nombre de la empresa. Aquí está el crédito fiscal, que es dinero real: el IGV pagado en las compras se descuenta del IGV cobrado en las ventas.
Para que una factura de compra otorgue crédito fiscal debe cumplir requisitos: estar a nombre y RUC de la empresa, corresponder a un gasto propio del negocio y estar anotada en el registro de compras dentro del plazo. Una factura a nombre personal del propietario no sirve.
Los gastos que más se pierden
- Combustible y peajes pagados en efectivo sin solicitar factura.
- Servicios de terceros con recibo por honorarios que no se remite a tiempo.
- Compras por internet con boleta en lugar de factura.
- Gastos pagados con la tarjeta personal del socio sin sustento.
3. Estados de cuenta bancarios
De todas las cuentas de la empresa, del mes completo. Sirven para la conciliación bancaria: cruzar lo que indica el banco con lo que registra la contabilidad. Allí aparecen cargos que nadie registró, comisiones, ITF y transferencias sin sustento.
Si la empresa tiene cuenta de detracciones, también debe incluirse.
4. Información de planilla
Si la empresa tiene trabajadores, el contador necesita antes del cierre del mes:
- Altas y bajas de personal, con fechas exactas.
- Días de descanso médico, licencias y faltas.
- Horas extras trabajadas.
- Comisiones, bonos o cualquier concepto variable.
- Adelantos de sueldo o préstamos al personal.
Un alta comunicada tarde tiene consecuencias: el registro del trabajador en el T-Registro tiene plazo propio y su incumplimiento se sanciona.
5. Movimientos de caja
El detalle de lo que ingresó y salió en efectivo, con su sustento. Si no hay control de caja, la contabilidad se desajusta y aparecen diferencias que después nadie sabe explicar.
6. Documentos que solo aparecen ocasionalmente
No son mensuales, pero cuando se producen hay que informar de inmediato:
- Compra o venta de activos: vehículos, maquinaria, inmuebles.
- Préstamos recibidos o pagados, con su cronograma.
- Contratos nuevos de alquiler, leasing o servicios recurrentes.
- Cualquier notificación de SUNAT, aunque parezca informativa.
- Aportes de capital o retiros de los socios.
Cuándo entregarlo
La regla práctica: durante los primeros cinco días hábiles del mes siguiente. Las declaraciones mensuales de SUNAT vencen según el último dígito del RUC, y el contador necesita margen para registrar, cuadrar y detectar problemas antes del vencimiento.
Si la información se entrega el día del vencimiento, no hay tiempo para revisar nada. Se declara con lo disponible y los errores se corrigen después, con rectificatorias que en ocasiones generan multa.
Cómo organizar la información
- Una carpeta en la nube por mes, compartida con el contador, con subcarpetas de ventas, compras, bancos y planilla.
- Una sola cuenta bancaria para la empresa, separada de la personal. Es el cambio que más simplifica la contabilidad de una pyme.
- Registro inmediato. Cada vez que se realiza un pago, se fotografía el comprobante y se guarda en la carpeta. Buscar facturas en marzo del año siguiente no funciona.
- Regla fundamental: si es un gasto del negocio, solicite factura con el RUC de la empresa. Siempre.
Qué se obtiene al entregar a tiempo
Declaraciones sin rectificatorias, crédito fiscal aprovechado al máximo, cero multas por presentación fuera de plazo y estados financieros que sirven para decidir y no solo para archivar.
Si desea orientación sobre el caso de su empresa, nuestro equipo puede ayudarle a través del servicio de contabilidad mensual.
