La conciliación bancaria consiste en cruzar el saldo que muestra el extracto del banco con el saldo que muestra su contabilidad, e identificar el porqué de cada diferencia.
Puede parecer una tarea meramente administrativa. Es, en realidad, el control interno con mejor relación entre costo y beneficio que existe.
Por qué nunca coinciden
Los dos saldos casi nunca son iguales, y eso es normal. Las causas son de cuatro tipos:
1. Partidas registradas por la empresa que el banco aún no procesó
- Cheques girados y no cobrados: se emitieron y se descontaron del saldo, pero el beneficiario no los ha presentado.
- Depósitos en tránsito: el depósito se efectuó y se registró, pero el banco lo acreditará al día siguiente.
2. Partidas registradas por el banco que la empresa no conocía
- Comisiones y mantenimiento de cuenta.
- ITF (impuesto a las transacciones financieras).
- Intereses ganados o cobrados.
- Cargos por cheques devueltos y su comisión.
- Cobranzas que el banco recibió directamente de sus clientes.
3. Errores
De la empresa o del banco. Montos mal digitados, cargos duplicados, operaciones registradas en la cuenta equivocada.
4. Lo que no debería estar
Y aquí está el motivo real por el que se hace: salidas de dinero que nadie autorizó.
El procedimiento
- Tome el saldo del extracto bancario al cierre del mes.
- Tome el saldo de su libro de bancos a la misma fecha.
- Marque las coincidencias partida por partida entre ambos.
- Liste lo que quedó sin marcar en cada lado.
- Clasifique cada partida según los cuatro tipos anteriores.
- Ajuste su contabilidad con lo que el banco registró y usted no: comisiones, ITF, intereses.
- Verifique que los saldos cuadren tras los ajustes.
- Investigue lo que no encaja. Este paso es el que importa.
El paso 8 es el que la justifica
Una conciliación donde todo cuadra a la primera es rutina. Una donde aparece un cargo que nadie reconoce es la razón por la que se hace.
Los esquemas de apropiación de efectivo se detectan casi siempre aquí: pagos a proveedores que no existen, transferencias no autorizadas, cheques alterados, depósitos que nunca llegaron.
La regla de oro del control
Quien maneja el efectivo no puede ser quien concilia.
Si la misma persona recibe el dinero, lo deposita, lo registra y hace la conciliación, no hay control alguno: puede ocultar cualquier diferencia ella misma.
En una empresa pequeña donde no se pueda separar del todo, el mínimo es que el dueño revise y firme la conciliación cada mes.
Con qué frecuencia
Mensual, sin excepción, dentro de los primeros días del mes siguiente. En empresas con mucho movimiento, semanal.
El error clásico es dejarlas acumular. Conciliar seis meses de una sola vez en enero es una tarea engorrosa, suele hacerse mal y cualquier irregularidad ya lleva medio año ocurriendo.
Las señales de alerta en una conciliación
- Cheques girados hace meses y nunca cobrados. Puede indicar un cheque a un proveedor ficticio que nunca se emitió realmente.
- Depósitos en tránsito recurrentes de un mes a otro. Un depósito en tránsito de tres meses no es un depósito en tránsito.
- Ajustes recurrentes por «diferencias» que nadie explica.
- Cargos a proveedores que no reconoce.
- Transferencias a cuentas de personas naturales.
- Conciliaciones que siempre las hace la misma persona y nadie más revisa.
Para qué más sirve
- Auditoría: es de los primeros papeles que pide un auditor. Sin conciliaciones, la auditoría se alarga y se encarece.
- Fiscalización: SUNAT cruza los movimientos bancarios con lo declarado. Los depósitos no sustentados pueden presumirse como ingresos omitidos.
- Gestión: conocer el saldo real disponible, no el que se cree tener.
- Detección de errores del banco: ocurren, y solo se recuperan si se reclaman a tiempo.
Cómo hacerla más rápida
- Una cuenta bancaria exclusiva para la empresa, separada de la personal del dueño.
- Descargar el extracto en formato de datos y no en PDF, para poder cruzarlo automáticamente.
- Registrar las operaciones el mismo día en que ocurren.
- Usar transferencias en lugar de cheques siempre que sea posible: se concilian solas.
- Referenciar cada movimiento con el documento que lo origina.
La mezcla que lo complica todo
El problema número uno de las conciliaciones en pymes peruanas es la mezcla entre la cuenta de la empresa y la del dueño. Retiros personales desde la cuenta de la empresa, gastos del negocio pagados con la tarjeta personal, aportes informales.
Separar ambos patrimonios simplifica la conciliación, la contabilidad, la relación con SUNAT y, llegado el caso, la valorización de la empresa.
Si desea orientación sobre el caso de su empresa, nuestro equipo puede ayudarle a través del servicio de soporte administrativo y tesorería.
