Las cuentas por pagar son las obligaciones con sus proveedores. Gestionarlas bien tiene tres efectos directos: protege su caja, no pierde crédito fiscal y evita pagar dos veces la misma factura.
El flujo correcto
- Orden de compra autorizada antes de comprometer el gasto.
- Recepción del bien o servicio, con guía de remisión o acta de conformidad.
- Recepción de la factura del proveedor.
- Contraste de tres documentos: orden de compra, guía de recepción y factura deben coincidir en cantidades y precios.
- Registro contable de la obligación y de su fecha de vencimiento.
- Programación del pago según el calendario.
- Autorización del pago por quien corresponde según el monto.
- Ejecución por una persona distinta de quien autorizó.
- Archivo del expediente completo.
El paso 4 es el que evita pagar de más y pagar dos veces. Es el control más rentable del proceso.
La regla de separación
Quien autoriza el pago no puede ser quien lo ejecuta, y quien da de alta a un proveedor no debería ser quien aprueba sus facturas.
Concentrar esas funciones es la puerta de entrada a los esquemas de proveedores ficticios.
El maestro de proveedores
Es un control poco aplicado y de gran utilidad preventiva:
- Dar de alta a un proveedor requiere autorización y documentación: RUC, cuenta bancaria, sustento de la actividad.
- Verificar el RUC en la consulta de SUNAT: que esté activo y en condición de habido. Las facturas de un proveedor no habido no dan crédito fiscal.
- Revisar periódicamente si hay proveedores que comparten cuenta bancaria, dirección o teléfono con un empleado.
- Depurar los proveedores inactivos.
El calendario de pagos
Concentrar los pagos en fechas definidas ordena la caja y evita el desgaste de estar pagando todos los días.
- Defina uno o dos días de pago a la semana.
- Comunique ese calendario a sus proveedores.
- Prepare el listado de pagos programados con antelación y contrástelo con su flujo de caja proyectado.
- Priorice: planilla, impuestos y proveedores críticos van primero.
Lo que no se puede postergar
Hay pagos donde el retraso cuesta más que el beneficio de conservar la caja:
- Planilla y aportes: generan intereses, infracciones y conflicto laboral.
- Impuestos: intereses moratorios y multas.
- Detracciones: si no se depositan, se difiere su crédito fiscal. Es dinero suyo que deja de usar.
- Cuotas de préstamos: afectan a su historial crediticio.
Las detracciones: el detalle que más crédito hace perder
Si una operación está sujeta al sistema de detracciones, hay que depositar el porcentaje correspondiente en la cuenta del proveedor en el Banco de la Nación, dentro del plazo.
Sin ese depósito, el crédito fiscal de esa factura se difiere hasta el periodo en que se acredite el pago. Los errores típicos:
- No identificar que la operación estaba sujeta a detracción.
- Depositar con el código de servicio equivocado.
- Depositar fuera de plazo.
- Aplicar un porcentaje incorrecto.
Conviene tener una lista interna de qué proveedores y qué servicios están sujetos, revisada periódicamente.
La bancarización
Los pagos que superan el monto límite establecido por la Ley de Bancarización deben efectuarse mediante medios de pago del sistema financiero. Pagar en efectivo por encima de ese límite hace perder el crédito fiscal y la deducción del gasto.
Es una pérdida completamente evitable y sigue ocurriendo con frecuencia.
Los errores que más cuestan
- Pagar sin contrastar orden de compra, recepción y factura.
- No registrar la factura hasta pagarla. El pasivo real queda oculto y el flujo proyectado es falso.
- Perder facturas y anotarlas fuera del plazo permitido, perdiendo el crédito fiscal.
- Pagar la misma factura dos veces. Ocurre más de lo que se cree, sobre todo cuando llega copia física y digital.
- Que una sola persona controle todo el ciclo.
El reporte que hay que revisar
Un reporte de antigüedad de cuentas por pagar, semanal, que muestre qué vence esta semana, qué vence en 30 días y qué está vencido. Es la contraparte del reporte de cobranzas, y juntos son la base del flujo de caja.
El indicador
Periodo medio de pago = (Cuentas por pagar ÷ Compras) × 365
Compárelo con su periodo medio de cobro. Si cobra a 60 días y paga a 30, está financiando la operación con su propio capital durante 30 días. Negociar plazos con proveedores es una forma de financiamiento que no cuesta intereses.
Si desea orientación sobre el caso de su empresa, nuestro equipo puede ayudarle a través del servicio de soporte administrativo y tesorería.
