Una venta no está completa hasta que el dinero entra en la cuenta. Mientras tanto, está financiando a su cliente con su propio capital de trabajo.
Empiece antes de vender: la política de crédito
La mayoría de problemas de cobranza nacen de una venta que nunca debió hacerse a crédito. Antes de otorgar plazo:
- Verifique al cliente: RUC activo y condición «habido» en la consulta de SUNAT, antigüedad de la empresa, referencias comerciales.
- Defina un límite de crédito por cliente y no lo exceda sin autorización de un nivel superior.
- Establezca las condiciones por escrito: plazo, forma de pago, intereses por mora, consecuencias del incumplimiento.
- Empiece con montos reducidos con clientes nuevos y amplíe según su comportamiento de pago.
El reporte de antigüedad de saldos
Es la herramienta central. Clasifica toda su cartera por tramos de vencimiento:
| Tramo | Acción |
|---|---|
| Por vencer | Recordatorio antes del vencimiento |
| 1 a 30 días vencido | Llamada y correo de gestión |
| 31 a 60 días | Escalamiento, suspensión de despachos |
| 61 a 90 días | Carta formal, negociación de plan de pago |
| Más de 90 días | Cobranza prejudicial o judicial |
Este reporte debe revisarse cada semana, no cada mes. La probabilidad de cobrar cae de forma pronunciada con el tiempo: una deuda de 30 días se cobra casi siempre; una de un año, rara vez.
El proceso, paso a paso
Antes del vencimiento
Un recordatorio unos días antes. No es cobranza, es servicio, y evita el olvido genuino, que es una causa más frecuente de lo que parece.
Primeros días de vencido
Llamada y correo. Tono cordial, orientado a resolver: confirmar que recibieron la factura, que no hay ningún problema con el producto o servicio, y preguntar la fecha en que van a programar el pago.
En esta etapa se identifica buena parte de los impagos reales: facturas que se perdieron, datos mal emitidos, un reclamo de calidad que nadie escaló.
A partir de 30 días
Escalar de nivel: que la conversación pase del asistente al gerente. Y aplicar la consecuencia acordada: suspender despachos o nuevos servicios hasta regularizar.
Esa consecuencia debe estar pactada desde el inicio. Aplicarla por sorpresa daña la relación; aplicarla conforme a lo acordado, no.
A partir de 60 días
Carta formal con requerimiento de pago. Ofrecer un plan de pagos por escrito si la dificultad es real y la relación con el cliente lo justifica.
A partir de 90 días
Evaluar la vía prejudicial o judicial. Y hacer un análisis objetivo: si el costo de recuperar supera lo adeudado, a veces la decisión racional es provisionar la pérdida y dejar de destinar recursos a su cobro.
Los errores que más caros salen
- No tener a nadie responsable de cobrar. Si la cobranza es «de todos», no es de nadie.
- Que el vendedor cobre. Tiene un conflicto: no quiere incomodar al cliente al que le va a vender otra vez.
- Comisionar por venta facturada y no por venta cobrada. Es un incentivo directo a vender a quien no paga.
- Seguir despachando a un cliente que no paga. Cada despacho aumenta la exposición.
- No documentar la deuda. Sin orden de compra, guía firmada y factura aceptada, un juicio se complica mucho.
- Esperar a que el cliente llame. Por lo general, no lo hará.
Herramientas para acelerar el cobro
- Descuento por pronto pago: un pequeño descuento por pagar al contado o antes del vencimiento. Compare ese costo con lo que le cuesta financiarse.
- Factoring: vender sus facturas a una entidad financiera para cobrar de inmediato. Tiene costo, pero convierte cartera en caja.
- Letras y pagarés: dan un título con mérito ejecutivo, que acelera mucho la vía judicial.
- Adelantos: un porcentaje al inicio, especialmente en servicios y proyectos.
El indicador que hay que vigilar
Periodo medio de cobro = (Cuentas por cobrar ÷ Ventas) × 365
Compárelo con el plazo que oficialmente otorga. Si otorga 30 días y el indicador dice 65, la diferencia es dinero suyo financiando a sus clientes.
Reducir ese indicador en 15 días libera capital de trabajo de forma inmediata, sin pedir un solo sol prestado.
La provisión de incobrables
La cartera muy antigua que no se va a cobrar debe provisionarse contablemente. Mantenerla en libros a valor completo infla su activo y muestra un patrimonio que no existe.
Para que esa provisión sea además deducible tributariamente hay que cumplir requisitos formales concretos. Conviene revisarlo con su contador antes del cierre del ejercicio.
Si desea orientación sobre el caso de su empresa, nuestro equipo puede ayudarle a través del servicio de soporte administrativo y tesorería.
