La caja chica es un fondo de efectivo para gastos menores y urgentes que no justifican una transferencia bancaria. Es pequeña por definición, y precisamente por eso se descuida.
El sistema de fondo fijo
Es el método estándar y el único que conviene usar. Funciona así:
- Se establece un monto fijo, por ejemplo S/ 1,000.
- Se designa un responsable único del fondo.
- Los gastos se pagan de ese fondo, y por cada uno se guarda el comprobante.
- En todo momento debe cumplirse: efectivo + comprobantes = monto del fondo.
- Cuando el efectivo baja de un nivel definido, se solicita la reposición por el importe exacto de los comprobantes acumulados.
- La reposición devuelve el fondo a su monto original.
La virtud del sistema es que permite verificar el fondo en cualquier momento con una suma sencilla.
Las reglas que hay que fijar por escrito
- El monto del fondo. Suficiente para cubrir entre dos y cuatro semanas de gastos menores. No tan alto que invite al mal uso, ni tan bajo que obligue a reponerlo cada tres días.
- El tope por gasto individual. Por encima de ese monto, no va por caja chica: va por transferencia con su autorización.
- Qué se puede pagar y qué no. Sí: movilidad, útiles de oficina, mensajería, refrigerios de trabajo, pequeñas reparaciones. No: sueldos, adelantos al personal, préstamos, compras de activos, gastos personales.
- Quién autoriza cada desembolso.
- Quién es el responsable del fondo y quién lo reemplaza en su ausencia.
La prohibición de dar préstamos o adelantos desde la caja chica es importante: es por donde se desordena casi siempre.
Los comprobantes: qué sirve y qué no
Para que el gasto sea deducible y, cuando corresponda, dé crédito fiscal, se necesita un comprobante válido a nombre de la empresa.
- Factura con el RUC de la empresa: es lo ideal, da crédito fiscal.
- Boleta de venta: sustenta el gasto con límites, pero no da crédito fiscal.
- Recibo por honorarios para servicios de personas naturales.
- Planilla de movilidad para gastos de transporte de trabajadores, con los requisitos y límites que exige la norma.
Un papel escrito a mano que dice «taxi S/ 20» no sustenta nada. Ese gasto no es deducible y en una revisión se repara.
El arqueo
Es el conteo del efectivo y de los comprobantes para verificar que la suma coincida con el fondo.
- Debe hacerlo alguien distinto del responsable de la caja.
- Debe ser sorpresivo. Un arqueo anunciado no verifica nada.
- Debe quedar documentado en un acta firmada por ambas partes.
- Frecuencia razonable: mensual como mínimo, más seguido si el fondo es grande o hay señales de desorden.
Qué hacer con las diferencias
Un faltante o un sobrante puntual y pequeño puede ser un error de vuelto. Lo que importa es el patrón:
- Diferencias recurrentes indican descontrol o una irregularidad.
- Faltantes que aparecen y luego se «reponen» antes del arqueo sugieren uso personal del fondo.
- Vales sin comprobante acumulados son préstamos encubiertos.
Cualquier diferencia debe registrarse, investigarse y documentarse. Ajustarla sin dejar constancia es exactamente lo que permite que se repita.
Los errores más frecuentes
- Usar la caja chica como banco: pagar sueldos, dar adelantos, prestar dinero.
- Acumular vales sin comprobante. Con el tiempo, el fondo es solo papeles.
- No reponer a tiempo y que la persona ponga dinero propio para cubrir. Ahí el control desaparece.
- Que el responsable sea también quien contabiliza los gastos.
- Guardar el efectivo sin ninguna medida de seguridad.
- Un monto demasiado alto, que convierte la caja chica en una caja grande sin los controles de una.
La alternativa moderna
Muchas empresas están reemplazando el efectivo por tarjetas de gastos o cuentas con límite asignadas a cada responsable. Ventajas evidentes: todo movimiento queda registrado, se puede limitar por monto y por rubro, y no hay efectivo que custodiar.
La exigencia del comprobante sigue siendo la misma: sin factura o boleta, el gasto no se sustenta aunque el pago esté trazado.
El principio de fondo
La caja chica no es un problema por su monto: es un indicador. Una empresa que no controla S/ 1,000 en efectivo probablemente tampoco controla bien lo demás.
Si desea orientación sobre el caso de su empresa, nuestro equipo puede ayudarle a través del servicio de soporte administrativo y tesorería.
