Una vez que SUNARP inscribe su empresa, esta ya existe legalmente, pero todavía no puede facturar. Para ello necesita RUC. Este es el trámite y, sobre todo, las decisiones que se toman en él.
Qué necesita antes de iniciar el trámite
- Partida registral de la empresa, con la inscripción en SUNARP.
- Documento de identidad del representante legal, vigente.
- Sustento del domicilio fiscal: un recibo de servicio público reciente, el contrato de alquiler o el documento que acredite el local.
- Si acude un tercero en representación, carta poder con firma legalizada.
El trámite puede hacerse presencialmente en un centro de servicios de SUNAT o, en buena parte, en línea a través de SUNAT Operaciones en Línea.
Decisión 1: el régimen tributario
Aquí se define cuánto pagará la empresa y cuántas obligaciones formales tendrá. Es la decisión más importante del trámite.
| Régimen | Tope de ingresos | Impuesto a la renta | ¿Emite factura? |
|---|---|---|---|
| Nuevo RUS | Hasta S/ 96,000 al año | Cuota fija de S/ 20 o S/ 50 al mes | No, solo boletas |
| RER | Hasta S/ 525,000 al año | 1.5% de los ingresos netos mensuales | Sí |
| RMT | Hasta 1,700 UIT | 10% hasta 15 UIT de renta neta; 29.5% el exceso | Sí |
| Régimen General | Sin tope | 29.5% de la renta neta | Sí |
El error más costoso es elegir el Nuevo RUS por ser el más económico y descubrir después que los clientes son empresas que necesitan factura para su crédito fiscal. En el Nuevo RUS no es posible emitirlas, lo que implica perder esos clientes.
La regla práctica: si vende a empresas, necesita emitir facturas, y eso descarta el Nuevo RUS aunque sus ingresos sean bajos.
Decisión 2: el domicilio fiscal
Es la dirección donde SUNAT le notificará absolutamente todo: requerimientos, esquelas, resoluciones, cobranzas. No es un dato administrativo menor.
Si consigna una dirección donde nadie recibe correspondencia, las notificaciones se darán por entregadas de todos modos y usted tomará conocimiento tarde. Cuando SUNAT verifica el domicilio y no encuentra a nadie, la empresa pasa a condición de no habido, con consecuencias inmediatas: sus clientes pierden el crédito fiscal de sus facturas y las devoluciones quedan bloqueadas.
Después del RUC: activar la facturación
Con el RUC activo todavía falta habilitar la emisión de comprobantes.
- Obtener la clave SOL, que es el acceso a todos los servicios en línea de SUNAT.
- Afiliarse a la emisión electrónica y elegir el sistema: el portal gratuito de SUNAT o un proveedor de servicios electrónicos.
- Autorizar las series de sus comprobantes.
El portal de SUNAT es gratuito y suficiente para volúmenes bajos. Si emite muchos comprobantes o necesita integrarlo con su sistema de ventas, conviene un proveedor.
Otras obligaciones que nacen con el RUC
- Declaraciones mensuales desde el primer mes de actividad, aunque no haya registrado ventas. Una declaración en cero también es una declaración, y no presentarla es infracción.
- Libros contables según el régimen elegido.
- Registro de trabajadores en el T-Registro si contrata personal.
- Actualizar sus datos ante cualquier cambio de domicilio, actividad o representante legal.
El error que más se repite
Obtener el RUC, no vender nada durante los primeros meses y no declarar «porque no hubo movimiento». La obligación de declarar nace con el RUC, no con la primera venta. Esas declaraciones omitidas generan multa, y se acumulan mes a mes hasta que se detectan.
Es posible cambiar de régimen después
Sí, pero con reglas. Los cambios de régimen tienen momentos específicos en el año, y algunos solo se pueden hacer con la declaración de enero. No es una decisión que pueda revertirse en el mes que se desee.
La obtención del RUC y la elección del régimen forman parte de nuestro servicio de constitución de empresas, y los cambios de régimen posteriores se atienden en la asesoría tributaria. Si desea orientación sobre el caso de su empresa, nuestro equipo puede ayudarle.
