La diferencia entre una auditoría fluida y una auditoría complicada se decide antes de que el auditor llegue. Este es el trabajo previo que conviene realizar.
Etapa 1: durante el año
Lo que se haga en los doce meses previos determina el 80% del resultado.
- Concilie los bancos todos los meses. Sin excepción. Las conciliaciones acumuladas al final del año son la principal fuente de retrasos.
- Registre las operaciones en el periodo que corresponde. El corte de operaciones es un área de hallazgos frecuente.
- Mantenga el archivo de contratos vigentes y actualizado.
- Documente las decisiones societarias en actas: aumentos de capital, distribución de dividendos, préstamos de socios.
- Guarde las constancias de presentación de declaraciones y de libros electrónicos.
- Lleve un kárdex de existencias actualizado si maneja inventarios.
Etapa 2: en el último trimestre
- Contrate al auditor. A esta altura todavía puede hacer trabajo preliminar y planificar la observación del inventario.
- Programe el inventario físico al cierre y comuníquele la fecha. Su presencia en el conteo es un procedimiento que no se puede sustituir fácilmente después.
- Revise las cuentas por cobrar antiguas y decida qué se provisiona como incobrable.
- Revise el activo fijo: ¿existen todos los bienes registrados? ¿Hay bienes que ya se dieron de baja y siguen en libros?
- Identifique las contingencias: juicios laborales, procesos tributarios, reclamaciones de clientes. Consulte con sus abogados.
Etapa 3: al cierre del ejercicio
- Ejecute el inventario físico con instructivo escrito, hojas de conteo numeradas y personal asignado. Documente las diferencias y ajústelas.
- Solicite los estados de cuenta bancarios al 31 de diciembre.
- Confirme saldos con sus principales clientes y proveedores.
- Calcule y registre las provisiones: beneficios sociales, vacaciones no gozadas, gratificaciones, participación de utilidades si corresponde.
- Registre la depreciación del ejercicio completo.
- Cierre la contabilidad y prepare los estados financieros con sus notas.
Etapa 4: antes de que llegue el equipo
Prepare la carpeta de auditoría con:
- Estados financieros del ejercicio y del anterior, comparativos.
- Balance de comprobación y mayores de las cuentas principales.
- Conciliaciones bancarias de diciembre y estados de cuenta.
- Detalle de cuentas por cobrar y por pagar con antigüedad de saldos.
- Inventario valorizado al cierre y actas del conteo físico.
- Registro de activos fijos con su depreciación.
- Cálculo del impuesto a la renta y sus adiciones y deducciones.
- Contratos relevantes vigentes.
- Actas de junta y de directorio del ejercicio.
- Declaraciones presentadas y constancias de libros electrónicos.
- Documentación de préstamos con su cronograma.
- Informes de los abogados sobre procesos en curso.
Designe una contraparte
Una persona de la empresa que sea el punto de contacto del auditor, que sepa dónde está cada documento y que tenga tiempo asignado para atenderlo.
Si el auditor tiene que recurrir a cinco personas distintas para cada documento, las horas se multiplican y las paga la empresa.
Qué NO hacer
- Ocultar información. El auditor la encontrará por otra vía y el efecto será peor: una salvedad, o una duda sobre todo lo demás.
- Maquillar cifras antes de la auditoría. Los procedimientos analíticos detectan las variaciones que no se explican.
- Dejar el inventario para después del cierre. Es de los pocos procedimientos que no se pueden recuperar.
- Discutir cada ajuste propuesto. Conviene discutir los que tengan fundamento; el resto solo consume tiempo.
- Esperar que el auditor corrija la contabilidad. No puede hacerlo: comprometería su independencia.
La reunión de cierre
Antes de emitir el dictamen, el auditor presenta sus hallazgos y los ajustes propuestos. Es el momento de discutirlos con fundamento y de decidir cuáles se registran.
Los ajustes que no se registran y superan la materialidad son los que terminan generando una salvedad. Conviene entender bien esa disyuntiva antes de decidir.
Después de la auditoría
La carta de recomendaciones a la gerencia es la parte más aprovechable del encargo. Contiene las debilidades de control interno detectadas.
Conviene trabajarla durante el año siguiente: cada punto corregido es una hora menos de auditoría el año próximo y un riesgo menos en la operación.
Si desea orientación para preparar a su empresa antes del cierre, nuestro equipo de auditoría financiera puede ayudarle.
