La obligación de llevar libros contables no es igual para todas las empresas. Depende del régimen tributario y, dentro del Régimen General y del RMT, del nivel de ingresos del ejercicio anterior.
Por régimen
- Nuevo RUS. No está obligado a llevar libros contables. Sí debe conservar los comprobantes de compra y venta.
- Régimen Especial de Renta. Registro de compras y registro de ventas.
- Régimen MYPE Tributario. Depende de los ingresos: en los tramos más bajos, registro de compras, registro de ventas y libro diario de formato simplificado. Al aumentar los ingresos se agregan más libros.
- Régimen General. Escala progresiva según ingresos, que puede llegar a la contabilidad completa: diario, mayor, inventarios y balances, además de los registros de compras y ventas.
Los tramos se expresan en UIT y se actualizan cada año, por lo que la obligación concreta debe verificarse con los valores del ejercicio.
Todo es electrónico
Los libros y registros se llevan de forma electrónica y se presentan mediante el Programa de Libros Electrónicos (PLE) o el Sistema Integrado de Registros Electrónicos (SIRE), según lo que la SUNAT haya designado para su empresa.
Cada contribuyente tiene un cronograma de vencimiento propio según el último dígito de su RUC. Presentar fuera de plazo genera multa.
El error más costoso no es dejar de llevarlos
Es llevarlos con información que no coincide con lo declarado. La SUNAT cruza de forma automática lo que su empresa declara en el PDT con lo que aparece en sus libros electrónicos y con los comprobantes electrónicos emitidos por sus proveedores.
Cuando esas tres fuentes no cuadran, se genera una inconsistencia que suele terminar en una esquela. Por ello, la validación previa a la presentación es tan importante como la presentación misma.
Si la empresa está atrasada
Se puede regularizar, y conviene hacerlo cuanto antes. La rebaja de multa por subsanación voluntaria, realizada antes de que la SUNAT lo requiera, es sustancialmente mayor que la que se aplica una vez notificado el contribuyente.
El orden correcto es: determinar qué periodos faltan, calcular las multas generadas, verificar la gradualidad aplicable y recién después presentar.
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