El registro de compras es el libro donde se anotan todas las adquisiciones de la empresa. Su importancia es directa: de ahí sale su crédito fiscal, que es dinero ya pagado y que se descuenta del IGV por pagar.
Dónde se lleva hoy
Para los contribuyentes incorporados al SIRE, el registro de compras se gestiona en el módulo RCE, donde SUNAT genera una propuesta con los comprobantes electrónicos que ya tiene y el contribuyente la revisa y confirma.
Para el resto, se lleva mediante el PLE o en formato físico, según corresponda.
Los cinco requisitos del crédito fiscal
Una factura de compra solo otorga crédito fiscal si cumple todos estos requisitos. Si falla uno, el crédito se pierde o se difiere:
1. Comprobante válido y a nombre de la empresa
Con el RUC y la razón social correctos. Una factura a nombre personal del socio no sirve, aunque el gasto sea real y del negocio.
2. Gasto vinculado al giro
La adquisición debe ser permitida como gasto o costo para efectos del impuesto a la renta, y destinarse a operaciones gravadas. Los gastos personales no dan crédito.
3. Anotación en el registro dentro del plazo
El comprobante debe anotarse en el registro de compras en el periodo correspondiente o dentro de los periodos permitidos por la norma. Una factura anotada fuera de ese margen pierde el derecho.
4. Bancarización
Los pagos que superan el monto límite establecido por la Ley de Bancarización deben efectuarse mediante medios de pago del sistema financiero: transferencia, depósito, cheque no negociable. Pagar en efectivo por encima de ese límite hace perder el crédito fiscal y la deducción del gasto.
5. Detracción, cuando corresponde
Si la operación está sujeta al Sistema de Pago de Obligaciones Tributarias, debe hacerse el depósito de la detracción. Sin ese depósito, el crédito fiscal se difiere hasta el periodo en que se acredite el pago.
Los errores que más crédito hacen perder
- Facturas a nombre del socio. El más frecuente con diferencia.
- Boletas en lugar de facturas. Las boletas no otorgan crédito fiscal.
- Detracciones no depositadas o depositadas con el código de servicio equivocado.
- Pagos en efectivo por encima del límite de bancarización.
- Comprobantes que llegan tarde y se anotan fuera del plazo permitido.
- Confirmar la propuesta del SIRE sin revisarla, dejando fuera compras que no estaban en ella.
Gastos con reglas especiales
Hay gastos que sí dan crédito pero con límites. Conviene tenerlos identificados porque generan reparos con frecuencia:
- Vehículos: el gasto y el crédito están limitados según la categoría del vehículo y su vinculación con la actividad.
- Gastos de representación: tienen un tope calculado sobre los ingresos brutos, con un máximo en UIT.
- Gastos recreativos para el personal: también con tope sobre los ingresos.
- Uso mixto: si un bien se usa para operaciones gravadas y no gravadas, hay que aplicar prorrata.
El caso de las operaciones exoneradas
Si su empresa realiza a la vez ventas gravadas y ventas exoneradas, no puede utilizar todo su crédito fiscal. Hay que aplicar el procedimiento de prorrata para determinar qué proporción corresponde a las operaciones gravadas.
Es uno de los cálculos que más errores genera y de los que más reparos produce en fiscalización.
Qué revisar cada mes
- Que todas sus facturas de compra estén anotadas, incluidas las que llegaron tarde.
- Que ninguna esté a nombre personal.
- Que las detracciones que correspondan estén depositadas y con el código correcto.
- Que los pagos importantes se hayan hecho por medios bancarios.
- Que la propuesta del SIRE coincida con su registro interno.
Cuánto dinero hay en juego
Una empresa que compra S/ 300,000 al año con factura (IGV incluido) tiene alrededor de S/ 45,760 de IGV en juego. Perder un 10% de ese crédito por facturas mal emitidas o detracciones no hechas representa más de S/ 4,500 al año que salen de la caja de la empresa sin necesidad.
Si desea orientación sobre la revisión del registro de compras de su empresa, nuestro equipo puede ayudarle a través del servicio de libros electrónicos y declaraciones.
