Ser representante legal no es un cargo simbólico. Implica obligaciones concretas y, en determinados supuestos, responsabilidad con patrimonio propio. Conviene entenderlo antes de aceptar el cargo o de nombrar a alguien.
Quién es el representante legal
Es la persona designada en los estatutos o por acuerdo de los socios para actuar en nombre de la sociedad. Normalmente el gerente general. Su nombramiento se inscribe en SUNARP y se comunica a SUNAT.
Sus facultades son las que le otorguen los estatutos y el poder inscrito. Fuera de esas facultades, sus actos pueden no obligar a la sociedad.
Obligaciones frente a SUNAT
- Cumplir con las declaraciones y pagos de tributos de la empresa.
- Llevar los libros y registros que correspondan.
- Emitir y entregar comprobantes de pago.
- Mantener actualizada la información del RUC: domicilio, actividad, representantes.
- Atender requerimientos y comparecer cuando se le cite.
- Efectuar y pagar las retenciones que la empresa deba practicar.
La responsabilidad solidaria: el punto clave
El Código Tributario establece que los representantes legales responden solidariamente con la empresa por las deudas tributarias cuando, por dolo, negligencia grave o abuso de facultades, se dejen de pagar.
Solidariamente significa que SUNAT puede cobrarle al representante directamente, con su patrimonio personal, sin tener que agotar antes el de la empresa.
Los supuestos de presunción
La norma presume que hay dolo, negligencia grave o abuso de facultades, salvo prueba en contrario, en varios casos. Entre los más relevantes:
- No llevar contabilidad o llevar dos juegos de libros.
- Tener la condición de no habido.
- Emitir o usar comprobantes falsos.
- No haberse inscrito ante la Administración Tributaria.
- Anotar en los libros importes distintos a los de los comprobantes.
- Obtener indebidamente notas de crédito negociables u otros valores.
- Omitir declarar y pagar tributos retenidos o percibidos.
Cabe resaltar el segundo punto: estar no habido activa la presunción. Es una razón adicional para no descuidar el domicilio fiscal.
Responsabilidad frente a la sociedad y a terceros
La Ley General de Sociedades establece que el gerente responde ante la sociedad, los accionistas y los terceros por los daños que cause por dolo, abuso de facultades o negligencia grave. Entre los supuestos habituales:
- La existencia y veracidad de los libros y registros que la ley exige.
- La veracidad de la información que proporciona a la junta.
- El cumplimiento de los acuerdos de la junta y del directorio.
- El uso indebido de los bienes de la sociedad.
Responsabilidad laboral
En materia laboral, el incumplimiento de obligaciones sobre registro de trabajadores, pago de beneficios sociales y seguridad y salud en el trabajo puede generar sanciones de SUNAFIL a la empresa y, en determinados supuestos, alcanzar a quienes tomaron las decisiones.
Cómo protegerse
- Defina las facultades con precisión en los estatutos y en el poder inscrito. Un poder ilimitado supone una exposición ilimitada.
- Documente las decisiones en actas. Si un acuerdo lo tomó la junta, que conste.
- Deje constancia de sus objeciones. Si se opone a una decisión, que quede por escrito.
- Vigile el cumplimiento tributario y laboral aunque lo lleve un tercero. La responsabilidad no se terceriza.
- Revise el buzón electrónico y la condición de domicilio en la consulta RUC.
- Formalice su renuncia si deja el cargo, y verifique que se inscriba en SUNARP y se actualice en SUNAT.
El error más costoso
Figurar como representante legal de una empresa en la que ya no participa. Si el nombramiento no se ha revocado e inscrito, usted sigue apareciendo como tal y las deudas que se generen pueden alcanzarle.
Ocurre con frecuencia con socios que se retiraron de un negocio y nunca formalizaron la salida del cargo. Años después reciben una cobranza.
Qué revisar hoy
- Ingrese a la consulta RUC de su empresa y verifique quién figura como representante legal.
- Revise que la condición del domicilio sea «habido».
- Compruebe en SUNARP que los poderes vigentes sean los que usted considera.
- Si renunció a un cargo, verifique que la revocatoria esté inscrita.
Si desea orientación sobre la situación registral y tributaria del representante legal de su empresa, nuestro equipo de domicilio fiscal y representación legal puede ayudarle.
