El control interno es el conjunto de políticas y procedimientos que una empresa establece para asegurar que sus operaciones sean eficientes, su información financiera confiable y sus activos estén protegidos.
En términos prácticos para el propietario: es lo que protege a la empresa frente a pérdidas y apropiaciones indebidas, asegura que las cifras sean ciertas y que las operaciones se realicen según lo acordado.
El principio que lo sostiene todo: separación de funciones
Es el control más importante y el de menor costo. La regla es que una misma persona no debe autorizar, ejecutar, custodiar y registrar la misma operación.
Cuando esas cuatro funciones se concentran en alguien, esa persona puede cometer un error o un fraude y ocultarlo ella misma. No hay nada que lo detecte.
Ejemplo típico de riesgo: la misma persona recibe el dinero de las ventas, lo deposita, registra el ingreso y hace la conciliación bancaria. Ahí no hay control posible.
Los cinco componentes
El marco de referencia más usado (COSO) organiza el control interno en cinco componentes:
- Ambiente de control: el tono que marca la dirección. Si el propietario es el primero en omitir las reglas, ningún procedimiento va a funcionar.
- Evaluación de riesgos: identificar qué puede salir mal en cada proceso y con qué impacto.
- Actividades de control: los procedimientos concretos: autorizaciones, conciliaciones, arqueos, verificaciones.
- Información y comunicación: que la información llegue a quien debe decidir, a tiempo.
- Supervisión: comprobar periódicamente que los controles se estén aplicando efectivamente.
Los controles mínimos de una pyme
No hace falta un manual de 200 páginas. Con estos controles básicos ya se cubre la mayor parte del riesgo:
Caja y bancos
- Arqueos sorpresa de caja, hechos por alguien distinto de quien la maneja.
- Conciliación bancaria mensual, preparada por alguien que no maneja el efectivo.
- Doble firma para pagos por encima de un monto definido.
- Caja chica con fondo fijo y reposición contra comprobantes.
- Prohibición de pagos en efectivo por encima de un límite interno.
Compras y pagos
- Orden de compra autorizada antes de comprometer un gasto.
- Cotizaciones a partir de cierto monto.
- Contraste de tres documentos antes de pagar: orden de compra, guía de recepción y factura.
- Quien autoriza el pago no es quien lo ejecuta.
Ventas y cobranzas
- Aprobación de crédito antes de despachar a un cliente nuevo.
- Correlativo controlado de comprobantes emitidos.
- Reporte de antigüedad de cuentas por cobrar revisado mensualmente.
- Las notas de crédito requieren autorización de un nivel superior al vendedor.
Inventarios
- Kárdex actualizado y conteos cíclicos, no solo el anual.
- Acceso restringido al almacén.
- Documento de salida autorizado para toda mercadería que sale.
- Investigación de las diferencias entre el físico y el sistema, no solo su ajuste.
Planilla
- Alta y baja de personal autorizadas por alguien distinto de quien procesa la planilla.
- Revisión periódica de la lista de trabajadores contra el personal real.
- Control de asistencia y de horas extras.
El problema de la empresa pequeña
Con tres empleados no es posible separar funciones como en una corporación. La solución práctica es compensar con supervisión del propietario:
- Que el propietario revise personalmente la conciliación bancaria cada mes.
- Que autorice los pagos por encima de un monto.
- Que haga arqueos de caja sin previo aviso.
- Que revise el reporte de cuentas por cobrar.
- Que participe en el inventario físico.
No es control interno formal, pero cubre el riesgo principal. Lo que no funciona es delegarlo todo sin supervisar nada.
Las señales de que su control interno falla
- Diferencias recurrentes en los arqueos de caja.
- Faltantes de inventario que se ajustan sin investigar la causa.
- Conciliaciones bancarias que se hacen con meses de retraso, o no se hacen.
- Una sola persona que «es la única que sabe» cómo funciona un proceso.
- Personal que nunca toma vacaciones. Es una señal clásica en la literatura de fraude.
- Pagos a proveedores que nadie recuerda haber autorizado.
- Clientes que reclaman haber pagado facturas que figuran pendientes.
Por dónde empezar
- Identifique los procesos donde se mueve dinero: cobranzas, pagos, caja, inventario, planilla.
- Determine quién hace qué en cada uno.
- Busque concentraciones: ¿alguien autoriza, ejecuta, custodia y registra a la vez?
- Separe lo que pueda y compense el resto con supervisión.
- Documente el procedimiento en una página. No hace falta más.
- Revise que se cumpla. Un control que nadie verifica no es un control.
Si desea orientación sobre el control interno de su empresa, nuestro equipo de auditoría interna y operativa puede ayudarle.
